Boom di webinar? Ecco come creare quello perfetto!

Una delle conseguenze più evidenti della pandemia da Covid-19 sulle nostre vite è l’aumento esponenziale dell’uso delle piattaforme digitali, per motivi strettamente personali e relazionali, ma soprattutto per ragioni formative – pensiamo soltanto alle scuole e alla formazione continua – o legate al mondo del lavoro col sempre maggiore ricorso allo smart working. Didattica a distanza, riunioni di lavoro in remoto, webinar e corsi online, eventi e tavole rotonde, workout per tenersi in forma e quant’altro. 

Una sovraesposizione digitale che negli ultimi tempi – fatto salvo il primo periodo di restrizioni pandemiche in cui molti di noi sono riusciti a sfruttare Internet per migliorarsi magari con corsi per imparare qualcosa di nuovo o con lezioni in remoto per tenersi in forma o replicare a casa qualche succulenta ricetta – sta generando in molti anche una sorta di “allergia”, di rifiuto dell’online, per l’enorme proposta di appuntamenti virtuali che ogni giorno ci piombano addosso.

A maggior ragione perché, va detto, non sempre la qualità dell’offerta è all’altezza. Non basta, infatti, solo scegliere una piattaforma e collegare una webcam perché un webinar o una masterclass siano automaticamente accattivanti e realmente interessanti ed utili.  Come deve essere allora un webinar o un evento ben fatto? Quali stratagemmi possiamo usare per renderlo, qualora volessimo organizzarne noi per primi, più accattivante e professionale?

Lo abbiamo chiesto a Roberto Luperini e Dario Roncelli, due degli autori (gli altri sono Paola Brianzoli, Luigi Corsaro, Mirco Di Porzio, Marialetizia Mele, Maurizio Passerini, Christian Vianello, tutti con diversa estrazione professionale: formazione, risorse umane, marketing, vendite, informatica, sicurezza, comunicazione) dell’interessante libro Zoom sul webinar. Un manualetto molto utile nato da un happy hour online durante il periodo di maggiori restrizioni, disponibile in edizione cartacea e in ebook nelle principali librerie, che raccoglie i metodi, gli strumenti e i consigli pratici per progettare eventi e webinar riusciti, interattivi, coinvolgenti, divertenti. 

Foto: Marvin Meyer / Unsplash

La pandemia ha portato un certo affollamento mediatico che ha per molti versi stravolto le nostre vite personali e lavorative, così come ha cambiato anche il nostro modo di aggiornarci e formarci. In che modo e con quali ricadute?

DARIO RONCELLI: La pandemia ha accentuato e velocizzato un processo già in essere. Come tutte le accelerazioni, i cambiamenti improvvisi sono difficili da interiorizzare e far propri. Ogni persona ha un tempo di reazione differente, capacità e volontà al cambiamento diverse. Pertanto potremmo dire che il modo non è stato certamente il più semplice ed indolore. Se da un lato ci sono state realtà che si sono trovate impreparate, restie al cambiamento, con ricadute disastrose, dall’altro, invece, ci sono realtà che hanno saputo sfruttare questo momento per rilanciarsi, sperimentare, acquisire nuove conoscenze e competenze con ricadute favorevoli. Dal nostro punto di vista le ricadute sono positive, ma c’è ancora molto da lavorare per far sì che siano anche efficaci ed efficienti. Il nostro gruppo si è preposto questo obiettivo.

Spesso i webinar organizzati online sono meno efficaci dei classici appuntamenti formativi del passato tenuti in luoghi fisici. Perché? Quali i maggiori limiti del virtuale?

ROBERTO LUPERINI: Le piattaforme webinar sono nate per vendere o presentare prodotti, non per tenere corsi. Prima del nostro libro non mi risulta che ce ne fossero altri focalizzati sui webinar formativi.

Per imparare è necessario avere la possibilità di osservare, capire la teoria, sperimentare e fare pratica, tutto questo mentre si interagisce con altre persone. In aula è facile, nei webinar molti sono tentati di sviluppare corsi dove si taglia tutto, escluso la teoria. 

Il libro, scritto a 16 mani da professionisti con diverse formazioni, raccoglie metodi e consigli pratici per creare eventi e webinar di qualità.

Progettare dei corsi efficaci per i webinar significa sforzarsi di dare agli esseri umani quello che è necessario per apprendere, tenendo conto anche delle loro esigenze fisiche e sociali.

DR: Il virtuale non ha maggiori limiti, è semplicemente diverso dal luogo fisico. Se accettiamo questa diversità scopriremo che la formazione virtuale può essere altrettanto efficace.

Al momento, per molti le difficoltà nascono dal conoscere superficialmente le piattaforme e gli strumenti messi a disposizione, dalla mancata riprogettazione dei contenuti e dei tempi, dalla diversità di lettura del non verbale.

Queste difficoltà rendono molti insicuri, esitanti, scoraggiati prima ancora di provarci. Le emozioni che ne derivano ci stancano e ci rendono meno performanti.

Nel vostro libro spiegate come creare webinar interessanti, divertenti e coinvolgenti. Come rendere la formazione online efficace e appunto coinvolgente?

RL: Il primo è quello di scegliere strumenti adatti. Molte aziende utilizzano strumenti, come ad esempio Teams o Meet, che non nascono per l’erogazione di corsi interattivi. Certo, sono gratuiti, ma è un po’ come tentare di usare un autoarticolato al posto di una utilitaria. Un altro consiglio è di dare spazio alla socialità di chi partecipa, dall’arrivare prima dei partecipanti e fare due chiacchiere con i singoli partecipanti, al dare spazio al lavoro in sottogruppo e utilizzare i giochi per impedire che qualcuno resti passivo. Se le persone non possono interagire tra loro, tanto vale che si guardino un tutorial online.

DR: Non esiste un modello universale per creare webinar coinvolgenti e divertenti. L’atteggiamento di ciascuno e la scelta degli strumenti e delle attività sono basilari. Ognuno di noi deve utilizzare ciò che si addice di più al proprio essere, all’argomento, alla durata del webinar. Il consiglio che diamo? “Connection Before Content”, come dice Peter Block, grande esperto di sviluppo delle organizzazioni. Senza connessione emotiva tra discenti e docenti, il contenuto non sarà mai assimilato al meglio. Questa regola è valida anche nell’aula fisica, ma nel virtuale assume un valore ancora più importante, data la distanza fisica tra i partecipanti e l’oratore.

Diamo anche qualche consiglio a chi, lavorando o formandosi da casa, talvolta rischia di andare in “corto circuito” per la sovraesposizione ai media…

DR: Il corto circuito ha oramai una definizione sua: Zoom fatigue. Citando Gianpiero Petriglieri, esperto di comportamenti organizzativi, “Le nostre menti sono insieme quando i nostri corpi sentono di non esserlo”. Questa dissonanza causa questo corto circuito. Proteggersi è semplice: ottimizziamo le postazioni, facciamo esercizi defaticanti per gli occhi, le gambe, le braccia, la schiena e valorizziamo le pause e gli intervalli. Concetti semplici ma efficaci, conosciuti e al contempo sottovalutati. Laddove non necessario, come in molte riunioni aziendali, prendiamo l’abitudine di tenere spenta la webcam. Un ultimo consiglio: godiamoci gli imprevisti e sfruttiamoli per creare connessione!

Questa rivoluzione digitale accelerata dalla pandemia ha creato o creerà nuove professioni? Se sì, quali?

RL: È presto per dire se ci sarà un adeguamento di professioni esistenti o la nascita di nuove, probabilmente si svilupperanno ambedue i fenomeni. Riguarderanno tutto ciò che prima si svolgeva quasi obbligatoriamente in presenza: aule di formazione, team building, team working, insegnamento e insegnamento di sostegno, fino alla recitazione. La pandemia ha reso evidente che non si tratta di imparare a usare dei software, quanto di utilizzare degli strumenti tecnici per soddisfare le esigenze di comunicazione, calore a anche divertimento delle persone con cui si interagisce online.

Probabilmente, parlando della mia professione di formatore, alcuni appena possibile torneranno all’aula fisica, baciandone il suolo. Altri sfrutteranno ora l’aula, ora i webinar, progettando in modo diverso l’uno e l’altro. Ci sarà però anche chi si specializzerà sui webinar formativi, sfruttandone i vantaggi: efficienza, possibilità di avere ospiti altrimenti irraggiungibili, delocalizzazione rispetto alla sede, possibilità di tenere corsi di brevissima durata per popolazioni poco disponibili. Penso che un fenomeno simile avverrà anche per le altre professioni che ho citato.

Foto: Scott Graham / Unsplash

Il vostro libro è un esempio formidabile di cooperazione e condivisione di competenze, per come è stato scritto… Un piccolo esempio di un più generale cambio di paradigma sociale?

DR: Teniamo molto a sottolineare che il nostro libro è anche un esempio di vera collaborazione tra professionisti. Quando abbiamo iniziato questa avventura avevamo dei limiti oggettivi: avevamo background ed esperienze molto diverse, non potevamo incontrarci di persona e alcuni di noi non si conoscevano affatto. Abbiamo trasformato questi limiti in punti di forza: abbiamo valorizzato le competenze individuali per spaziare in più direzioni; abbiamo sperimentato nuove modalità di lavoro a distanza e strumenti collaborativi; abbiamo creato un team a partire dalla condivisione di un obiettivo. Il risultato non è solo un libro scritto a 16 mani, a distanza e in poco più di due mesi, ma anche nuovi progetti professionali. In un periodo come questo, affrontare il cambiamento significa secondo noi anche trovare nuove forme di collaborazione, superando vecchi schemi e puntando realmente sulle competenze e sulla condivisione.

Dal libro è scaturito un percorso di formazione per formatori che state lanciando proprio in questo periodo. Di cosa si tratta esattamente?

RL: È un corso che affronta l’esigenza principale dei formatori online, ovvero come ripensare la formazione nel passaggio dall’aula fisica a quella virtuale. Abbiamo strutturato un percorso in sei moduli dedicato ai formatori professionisti, soprattutto freelance, che devono non solo creare, organizzare e condurre i webinar, ma spesso anche convincere le aziende, ovvero i loro clienti, ad adottare questa modalità formativa.

Partiamo dagli aspetti tecnologici, come la postazione e le piattaforme, per passare alla ri-progettazione didattica, con i metodi e gli strumenti per coinvolgere i partecipanti e organizzare esercitazioni, giochi e role play; spieghiamo come creare slide, presentazioni e materiali visivi efficaci nella formazione online e come organizzare una postazione ergonomica per condurre un webinar, con gli esercizi fisici per docenti e partecipanti; infine, negli ultimi due moduli affrontiamo due temi di taglio commerciale e di marketing, ovvero il webinar per vendere consulenze e come vendere la formazione online. 
Il nostro progetto di formazione formatori non si limita a questo corso: abbiamo di recente creato Accademia Formatori Online, che offrirà contenuti, strumenti, incontri live per approfondire i temi della formazione online. È già attiva la pagina LinkedIn e a breve lanceremo anche il sito.

Vincenzo Petraglia

>>>LEGGI ANCHE>>> Tutto sullo smart working: significato e strumenti utili