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Tutto sullo smart working: significato e strumenti utili

Serena Fogli
16 marzo 2020

Lo smart working è realtà anche in Italia: l’emergenza Coronavirus ha accelerato la diffusione di un modus operandi già presente nel resto dei paesi europei. Lavorare da casa è oggi una necessità di salute pubblica e sono moltissime le aziende italiane che si sono adeguate. Scopriamo di più.

Cos’è lo smart working?

Chiamato anche lavoro agile, lo smart working altro non è che una modalità di lavoro che, eliminando vincoli spaziali e orari di presenza in sede, organizza i flussi operativi per fasi e obiettivi. In Italia, in realtà, si parla di smart working già da diversi anni, tanto che la sua definizione è presente nella legge n. 81 del 2017.

Previa sottoscrizione da parte dell’azienda (ora semplificata grazie dal DPCM dell’1 marzo 2020 per limitare il contagio da COVID-19) lo smart working consente ai lavoratori di prestare servizio da remoto, manentendo inalterato il trattamento economico connesso alla propria mansione.

smart working lavoro agile coronavirus

Photo by Kevin Bhagat on Unsplash

Lo smart working, insomma, non è telelavoro ma un nuovo approccio al mondo del lavoro e alle modalità di collaborazione tra colleghi e, soprattutto, tra manager e dipendenti.

Il lavoro agile, insomma, si costruisce intorno a tre punti:

  1. Il “controllo” diventa fiducia: lo smart working fa evolvere il concetto di lavoro dipendente. Al “controllo” del manager nei confronti dei suoi dipendenti si sostituisce un rapporto di fiducia e di responsabilizazione del singolo lavoratore. La verifica del lavoro svolto avviene tramite gli obiettivi raggiunti e non solo tramite le ore lavorate in loco.
  2. Il lavoro diventa collaborativo e inclusivo, soprattutto grazie all’utilizzo di tecnologie che, andando a sostituire rigidi sistemi di comunicazione, rendono più fluido il lavoro stesso.
  3. Smaterializzazione del luogo di lavoro. Il tempo e il luogo assumono nuovi contorni che escono dalle mura degli uffici.

Non è sbagliato dire, quindi, che lo smartworking pone al centro la persona, aumentando la produttività e, allo stesso tempo, la soddisfazione personale. Porre al centro la persona significa anche salvaguardarla nei momenti di crisi, e il Coronavirus ce lo sta insegnando quotidianamente.

Lavoro agile: i tool e gli strumenti per lo smart working

Lavorare in modo agile significa poter avere a disposizione strumenti che possano agevolare l’organizzazione del lavoro, nonché le comunicazioni tra colleghi e tra manager e dipendente. Gli strumenti informatici, in questo senso, assumono un ruolo importantissimo. E i tool che abbiamo a disposizione sono davvero moltissimi: conoscerli permette a ciascuno di noi di raggiungere più facilmente gli obiettivi connessi alla propria mansione.

Strumenti per organizzare il lavoro durante lo smart working

Il lavoro agile si costruisce soprattutto all’organizzazione intelligente del lavoro. Chi lavora in team deve essere in grado di capire a che punto ci si trova rispetto all’obiettivo prestabilito così da poter fare la sua parte. Esistono moltissimi stumenti che consentono ai team di avere una visione d’insieme sul lavoro da svolgere e sui task su cui bisogna lavorare.

Trello, per esempio, dà la possibilità di creare workflow in condivisione, assegnare task e chiuderli una volta portati a termine. Asana utilizza una simile metodologia.

Anche Stormboard è uno strumento molto utile: utilizzando post it virtuali su template da scegliere in base alle proprie necessità, questo tool dà la possibilità ai team di condividere il lavoro e di avere una visione d’insieme su di esso, task compresi.

Strumenti per condividere file durante il lavoro agile

Smart working significa soprattutto condivisione, e non solo di obiettivi. Condividere significa anche avere a sempre a disposizione file e documenti con i quali lavorare. E, in questo senso, l’epoca digitale ha portato con sé moltissimi strumenti capaci di centrare l’obiettivo. Google Drive, WeTransfer, One Drive e Dropbox servono proprio per questo.

Ognuno con una diversa peculiarità , questi strumenti di professional sharing permettono di avere sempre a disposizione ciò di cui si ha bisogno per lavorare.

Google Drive, in più, metta a disposzione una suite completa che esula dalla semplice condivisione di documenti. Su Google Drive si condividono anche task e obiettivi: dagli strumenti per la scrittura ai fogli di calcolo, non manca neanche la possibilità di dar vita presentazioni professionali.

smart working lavoro agile coronavirus

Photo by Austin Distel on Unsplash

Gli strumenti per comunicare in smart working

Il lavoro è anche comunicazione: dalle comunicazioni di servizio ai veri e propri meeting per capire la direzione da prendere e i task da assegnare sui singoli progetti, parlare e confrontarsi è imprescindibile, anche nell’epoca del lavoro 2.0. Ecco qui di seguito un po’ di strumenti con i quali è possibile farlo

  1. Google Suite & Hangouts: se la tua azienda usa la Google Suite allora hai a disposizione le chat di Hangouts, che portano con sé la possibilità di fare anche conference call con i propri colleghi.
  2. Skype: il buon vecchio skype è ottimo per lavorare in gruppo. Permette di dar vita a gruppi di lavoro e dà la possibilità di chiamarsi, videochiamarsi e di fare conference call
  3. Slack: in molti non lo conoscono, ma è un ottimo strumento, soprattutto per comunicare velocemente in team. Perfetto per le organizzazioni di media grandezza, Slack dà la possibilità di creare “channel” dedicati sui singoli progetti o sui singoli task. A Slack, poi, possono essere associate moltissime app, così da poter avere in un unico “ambiente” tutto ciò che serve: da Google Calendar a Google Drive, da Trello ad Asana, date un’occhiata e rimarete stupiti di tutto ciò che è possibile fare con un unico strumento. E’ altresì possibile scaricare Slack come app del PC (o MacBook) ed essere sempre connessi.
  4. Zoom: Zoom è lo strumento perfetto per dar vita a conference call che vedono la presenza di più persone. Le riunioni in mobilità sono diventate realtà e non sono mai state così semplici da organizzare. Provare per credere.
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Photo by Corinne Kutz on Unsplash

Insomma, quando si parla di smart working si apre di fronte a noi un universo di possibilità: basta conoscere i giusti strumenti per poter lavorare da casa a pieno regime, raggiungendo obiettivi per tempo e, perché no, anticipandoli.

Nel pieno dell’emergenza da Coronavirus i tool per il lavoro agile assumono una valenza ancor più importante. Ecco perché grazie all’iniziativa ministeriale chiamata “Solidarietà digitale“, sono state molte le aziende che hanno messo gratuitamente a disposizione degli italiani tool di connettività (e non solo) da poter utilizzare per portare avanti il lavoro nel migliore dei modi.

Buono smart working a tutti!

 

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