Tutto sullo smart working: significato e strumenti utili per lavorare da casa

Lo smart working è ormai realtà anche in Italia: la pandemia ha infatti accelerato la diffusione di un modus operandi già presente nel resto dei paesi europei. E se solo due anni fa lavorare da casa era un’esigenza di salute pubblica, oggi sono entrati in gioco altri fattori: la flessibilità per i lavoratori, il tanto citato concetto del work life balance e un nuovo modo di intendere il lavoro, oggi richiesto e cercato da molti professionisti.

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Cos’è lo smart working?

Chiamato anche lavoro agile, lo smart working altro non è che una modalità di lavoro che, eliminando vincoli spaziali e orari di presenza in sede, organizza i flussi operativi per fasi e obiettivi. In Italia, in realtà, si parla di smart working già da diversi anni, tanto che la sua definizione è presente nella legge n. 81 del 2017. Previa sottoscrizione da parte dell’azienda (che nel 2020 è stata semplificata grazie dal DPCM dell’1 marzo) lo smart working consente ai lavoratori di prestare servizio da remoto, manentendo inalterato il trattamento economico connesso alla propria mansione.

Lo smart working, insomma, non è telelavoro ma un nuovo approccio al mondo del lavoro e alle modalità di collaborazione tra colleghi e, soprattutto, tra manager e dipendenti.

Le caratteristiche

Il lavoro agile, insomma, si costruisce intorno a tre punti:

1. Il “controllo” diventa fiducia: lo smart working fa evolvere il concetto di lavoro dipendente. Al “controllo” del manager nei confronti dei suoi dipendenti si sostituisce un rapporto di fiducia e di responsabilizazione del singolo lavoratore. La verifica del lavoro svolto avviene tramite gli obiettivi raggiunti e non solo tramite le ore lavorate in loco.
2. Il lavoro diventa collaborativo e inclusivo, soprattutto grazie all’utilizzo di tecnologie che, andando a sostituire rigidi sistemi di comunicazione, rendono più fluido il lavoro stesso.
3. Smaterializzazione del luogo di lavoro. Il tempo e il luogo assumono nuovi contorni che escono dalle mura degli uffici.

Non è sbagliato dire, quindi, che lo smart working pone al centro la persona, aumentando la produttività e, allo stesso tempo, la soddisfazione personale. Porre al centro la persona significa anche salvaguardarla nei momenti di crisi, e il Coronavirus ce l’ha insegnato molto bene.

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Lavoro agile: i tool e gli strumenti per lo smart working

Lavorare in modo agile significa poter avere a disposizione strumenti che possano agevolare l’organizzazione del lavoro, nonché le comunicazioni tra colleghi e tra manager e dipendente. Gli strumenti informatici, in questo senso, assumono un ruolo importantissimo. E i tool che abbiamo a disposizione sono davvero moltissimi: conoscerli permette a ciascuno di noi di raggiungere più facilmente gli obiettivi connessi alla propria mansione.

Per l’organizzazione del Workflow

Il lavoro agile si costruisce soprattutto all’organizzazione intelligente del lavoro. Chi lavora in team deve essere in grado di capire a che punto ci si trova rispetto all’obiettivo prestabilito così da poter fare la sua parte. Esistono moltissimi stumenti che consentono ai team di avere una visione d’insieme sul lavoro da svolgere e sui task su cui bisogna lavorare.

Trello, per esempio, dà la possibilità di creare workflow in condivisione, assegnare task e chiuderli una volta portati a termine. Asana utilizza una simile metodologia. Anche Stormboard è uno strumento molto utile: utilizzando post it virtuali su template da scegliere in base alle proprie necessità, questo tool dà la possibilità ai team di condividere il lavoro e di avere una visione d’insieme su di esso, task compresi.

Per la condivisione dei file

Smart working significa soprattutto condivisione, e non solo di obiettivi. Condividere significa anche avere a sempre a disposizione file e documenti con i quali lavorare. E, in questo senso, l’epoca digitale ha portato con sé moltissimi strumenti capaci di centrare l’obiettivo. Google Drive, WeTransfer, One Drive e Dropbox servono proprio per questo. Ognuno con una diversa peculiarità , questi strumenti di professional sharing permettono di avere sempre a disposizione ciò di cui si ha bisogno per lavorare.

Google Drive, in più, metta a disposzione una suite completa che esula dalla semplice condivisione di documenti: dagli strumenti per la scrittura ai fogli di calcolo, non manca neanche la possibilità di dar vita presentazioni professionali.

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Per comunicare con i colleghi

Il lavoro è anche comunicazione: dalle comunicazioni di servizio ai veri e propri meeting e fino alle call, parlare e confrontarsi è imprescindibile, anche nell’epoca del lavoro 2.0. Ecco qui di seguito un po’ di strumenti con i quali è possibile farlo

1. Google Meet: se la tua azienda usa la Google Suite allora hai a disposizione sia le chat di Hangouts, facili e immediate, che le stanze di Google Meet, grazie alle quali – tramite un link condiviso, è possibile confrontarsi con i propri colleghi usando videocamera e microfono.
2. Skype: il buon vecchio Skype è ottimo per lavorare in gruppo. Permette di dar vita a gruppi di lavoro e dà la possibilità di chiamarsi, videochiamarsi e di fare conference call. Da non dimenticare, poi, la possibilità di chattare e condivere materiali in tempo reale.
3. Slack: è un ottimo strumento, soprattutto per comunicare velocemente in team. Perfetto per le organizzazioni di media grandezza, Slack dà la possibilità di creare “channel” dedicati sui singoli progetti o sui singoli task. A questo tool, inoltre, possono essere associate moltissime app, così da poter avere in un unico “ambiente” tutto ciò che serve: da Google Calendar a Google Drive, da Trello ad Asana, date un’occhiata e rimarete stupiti di tutto ciò che è possibile fare. E’ altresì possibile scaricare Slack come app del PC (o MacBook) ed essere sempre connessi con il proprio team.
4. Zoom: Zoom è lo strumento perfetto per dar vita a conference call che vedono la presenza di più persone. Le riunioni in mobilità sono diventate realtà e non sono mai state così semplici da organizzare. Provare per credere.
5. Teams: è la suite di Microsoft dedicata al lavoro in mobilità e allo smart working. Permette di organizzare call e meeting con i colleghi interni alla stessa azienda, o di condivdere il link della riunione con professionisti esterni. Per questi ultimini, inoltre, non c’è bisogno di fare il download della suite, ma è possibile utilzzare Teams direttamente nel browser. Facile no?

Insomma, quando si parla di smart working si apre di fronte a noi un universo di possibilità: basta conoscere i giusti strumenti per poter lavorare da casa a pieno regime, raggiungendo obiettivi per tempo e, perché no, anticipandoli.