Smaltimento pc aziendali: quando e come farlo

Il ciclo di vita degli strumenti di lavoro aziendali come computer, laptop e server ha una sua rilevanza nella gestione della quotidianità aziendale e nelle strategie. Già, perché non si tratta semplicemente di dismettere un dispositivo ma di gestire correttamente lo smaltimento pc aziendali. Ed è un processo fondamentale per garantire la sicurezza dei dati, rispettare le normative ambientali e promuovere la sostenibilità. Tra l’altro, lo smaltimento dei computer aziendali non è solo un obbligo legale, ma rappresenta per le aziende un’opportunità di dimostrare responsabilità sociale e impegno verso la sostenibilità. Rispettando le normative, adottando buone pratiche e sensibilizzando il personale, è possibile gestire il fine vita dei dispositivi informatici aziendali in modo efficace. Scopriamo di più sul tema.

Foto Shutterstock

Cos’è lo smaltimento computer aziendali

Ma cosa si intende esattamente per smaltimento PC aziendali? Quando si parla di come smaltire pc aziendali ci si riferisce all’intero processo di gestione e dismissione dei dispositivi informatici che non sono più utilizzabili o che devono essere sostituiti. Questo processo è importante per diverse ragioni, tra cui la sicurezza dei dati, il rispetto per l’ambiente e la conformità alle normative.  In molti paesi, infatti, esistono leggi e normative che regolano lo smaltimento dei rifiuti elettronici e le aziende devono assicurarsi di seguire queste normative per evitare sanzioni e garantire un processo di smaltimento legale.

In Italia, lo smaltimento PC aziendali è regolamentato da diverse leggi e normative. Innanzitutto, le linee generali risalgono al decreto Legislativo 152/2006 ovvero “Codice dell’Ambiente” che stabilisce le norme generali per la gestione dei rifiuti, inclusi i rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche (RAEE). Più specifico è il decreto Legislativo 49/2014 che indica le disposizioni relative alla gestione dei RAEE, in attuazione della direttiva europea 2012/19/UE e stabilisce gli obblighi per i produttori, i distributori e i gestori dei rifiuti, inclusi i requisiti per il corretto smaltimento e il riciclaggio. Inoltre, la Legge 70/2016 che riguarda i rifiuti da apparecchiature elettriche ed elettroniche, prevede misure per promuovere il riutilizzo, il riciclaggio e il recupero di materiali.

Perché è importante lo smaltimento pc aziendali

Gestire in modo responsabile il fine vita dei dispositivi informatici aziendali è fondamentale per diversi motivi che vanno, appunto, dalla sicurezza dei dati all’impatto ambientale, passando per il rispetto delle normative. I motivi per cui sia importante lo smaltimento dei pc aziendali possono quindi essere riassunti questi tre punti principali.

• Sicurezza dei dati: i computer aziendali contengono spesso informazioni sensibili e riservate, come dati dei clienti, informazioni finanziarie e segreti aziendali. Un corretto smaltimento garantisce che questi dati non possano essere recuperati o utilizzati in modo improprio.
• Impatto ambientale: i computer e le apparecchiature elettroniche contengono materiali tossici che possono danneggiare l’ambiente se non smaltiti correttamente. La gestione adeguata dei rifiuti elettronici aiuta a prevenire l’inquinamento e a promuovere il riciclaggio di materiali preziosi.
• Normative: in Italia, come detto, la gestione dei rifiuti elettronici è regolata dal Decreto Legislativo 49/2014, che recepisce la direttiva europea WEEE (Waste Electrical and Electronic Equipment) e stabilisce obblighi per i produttori e i distributori riguardo al ritiro e al riciclaggio dei prodotti elettrici ed elettronici. Non rispettare le normative sullo smaltimento dei rifiuti elettronici può portare a sanzioni legali e multe, quindi è importante seguire le procedure corrette.

Foto shutterstock

Come smaltire pc aziendali: gli step

Insomma, lo smaltimento computer aziendali è un aspetto da tenere sott’occhio e da inserire nella gestione aziendale. In base alla Direttiva Europea sui Rifiuti di Apparecchiature Elettriche ed Elettroniche (RAEE) le aziende sono tenute a raccogliere e smaltire i dispositivi elettronici in modo appropriato. Ma quali sono, quindi, gli step da fare quando è necessario e come smaltire i pc aziendali?

1. Primo step, valutazione del materiale: innanzitutto è bene fare un inventario di tutti i PC e dei dispositivi da smaltire per valutarne la condizione e capire se i dispositivi possono essere riutilizzati, riparati o se devono essere smaltiti.
2. Secondo step, backup dei dati: tutte le informazioni necessarie vanno duplicate e salvate su un dispositivo di archiviazione sicuro o nel cloud prima di passare alla cancellazione dei dati e soprattutto dei dati sensibili in modo sicuro.
3. Terzo step, cancellazione dei dati sensibili: il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) impone alle aziende di proteggere i dati personali. Quindi, prima affrontare il vero e proprio smaltimento dei PC aziendali è necessario assicurarsi che tutte le informazioni sensibili siano cancellate in modo definitivo per evitare violazioni della privacy. per farlo esistono software di cancellazione dei dati che sovrascrive le informazioni su hard disk e SSD. Se contengono informazioni altamente sensibili meglio considerare la distruzione fisica dei dischi rigidi.
4. Quarto step, rimozione di componenti riutilizzabili: componenti come RAM, schede grafiche o alimentatori che possono essere riutilizzati o rivenduti vanno rimossi.
5. Quinto step, smaltimento ecologico: è bene affidarsi a centri di raccolta autorizzati o aziende specializzate nello smaltimento dei rifiuti elettronici. Questi enti sono in grado di gestire correttamente i materiali pericolosi e di garantire il riciclaggio dei componenti. Inoltre i dispositivi possono essere portati presso un centro di raccolta specializzato in rifiuti elettronici. Importante, comunque, collaborare con con aziende certificate per il riciclaggio di apparecchiature elettroniche così da procedere a un corretto smaltimento dei PC aziendali.
6. Sesto step, conservare la documentazione: è fondamentale tenere traccia di tutti i dispositivi smaltiti, inclusi i dettagli sulla cancellazione dei dati e il metodo di smaltimento. Bisogna anche conservare ricevute o certificati di smaltimento per eventuali audit o verifiche.

Quando fare lo smaltimento dei pc aziendali

Lo smaltimento dei computer aziendali è un processo importante che deve essere effettuato in modo responsabile e conforme alle normative vigenti. In generale, è consigliabile pianificare lo smaltimento in modo strategico, considerando non solo la sostituzione degli hardware, ma anche l’impatto ambientale e i requisiti normativi. Le aziende, infatti, dovrebbero integrare il processo di smaltimento nella propria strategia aziendale di gestione delle risorse IT, oltre ad aggiornare le Politiche Aziendali considerando la gestione dei rifiuti informatici regolarmente. Ecco alcuni aspetti da considerare per capire quando smaltire i PC aziendali che vanno dall’obsolescenza tecnologica ai costi di manutenzione.

Infatti, se i PC non riescono più a supportare le esigenze operative dell’azienda o sono superati rispetto alle tecnologie attuali, è il momento di considerarne lo smaltimento. Allo stesso modo, se i costi di riparazione e manutenzione superano il costo di un nuovo dispositivo, potrebbe essere più conveniente smaltirli. Inoltre, alcuni produttori di hardware e aziende specializzate offrono programmi di riciclo. È bene quindi controllare se ci sono opzioni disponibili per il proprio PC aziendale.

Insomma, se un computer ha raggiunto la fine del suo ciclo di vita (tipicamente dopo 3-5 anni per molte aziende), è un buon momento per considerare lo smaltimento PC aziendali. Una decisione che viene spesso considerata anche quando l’azienda sta aggiornando l’intera infrastruttura IT, smaltendo i vecchi PC per fare spazio a nuove attrezzature. Fatte queste considerazioni, prima di passare alla dismissione e procedere allo smaltimento dei pc aziendali, l’azienda può sempre valutare se il computer può essere riutilizzato o rivenduto. Se è ancora funzionante, è infatti possibile considerare l’idea di donarlo a scuole, organizzazioni no-profit o dipendenti.

Maria Enza Giannetto